Tijdens de jaarlijkse cao-cyclus wordt heel wat afgecijferd. Naarmate de onderhandelingen in een stroomversnelling raken, vliegen steeds meer bedragen en percentages over tafel. Om zeker te weten dat de tegenpartij geen poets bakt, worden alle voorstellen nauwkeurig geanalyseerd op eventuele addertjes onder het gras. Alle consequenties voor de totale loonkosten op ondernemingsniveau en de individuele loonstrook worden secuur doorgerekend. Aan werkgeverszijde wordt hiervoor steeds meer gebruik gemaakt van geavanceerde arbeidsvoorwaardensimulatieprogramma's. Dat zijn systemen die kunnen simuleren wat de effecten zijn van (voorgenomen) wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden.

Ook TPG heeft zulke software. Geen overbodige luxe, vindt Bas Kiep, senior consultant Finance & Control bij TPG Post. "De cao-onderhandelingen bij TPG zijn geen peanuts. Onder TPG vallen TPG Post, TNT Nederland en het TPG hoofdkantoor. Je onderhandelt dus over op onderdelen gedifferentieerde arbeidsvoorwaarden van zo'n 68.000 medewerkers. En we zijn een zeer arbeidsintensieve onderneming. Een kleine onnauwkeurigheid in het doorrekenen van de effecten van een cao-voorstel op de totale personele lasten kan grote gevolgen hebben voor het bedrijfsresultaat en de financiële prognoses die zijn afgegeven. Vroeger maakten we onder meer gebruik van ingewikkelde Excel-spreadsheets die de werkelijkheid benaderden. Nu hebben we flink ge•nvesteerd in arbeidsvoorwaardensimulatiesoftware die de werkelijkheid simuleert."

Kiep is senior consultant Finance & Control bij TPG Post. Niet alleen voor TPG Post, maar voor de gehele TPG-holding is hij een key player in de analyse en prognose van de personeelslastenontwikkeling en in de verantwoording ervan in het financieel jaarverslag. Ook in het cao-traject worden geen beslissingen genomen zonder dat Kiep accoord is met de doorgerekende effecten. Hiervoor maakt hij gebruik van SimSalaSim, het arbeidsvoorwaardensimulatieprogramma van PointLogic. "Drie jaar geleden heb ik PointLogic de opdracht gegeven een rekenmodel te ontwikkelen", vertelt Kiep. "Dat moest aan nogal wat eisen voldoen. Ik wilde bijvoorbeeld dat het programma binnen twintig minuten een complete nieuwe simulatie kon uitvoeren. Voor de officiële onderhandelingen beginnen en tussen de onderhandelingen door heb je meestal tijd genoeg om allerlei scenario's door te rekenen. Maar tijdens de onderhandelingen kan het er veel hectischer aan toegaan en is soms haast geboden. Dat leidde tot een andere belangrijke eis: de eindgebruiker moet het model kunnen aanpassen, zonder dat hij hiervoor de hulp van een ICT-er hoeft in te roepen. Terwijl de TPG-delegatie en de werknemersvertegenwoordigers aan de onderhandelingstafel zitten, zit ik samen met een andere rekenspecialist stand-by in een andere ruimte, de zogenaamde 'rekenkamer'. Soms zit je tot diep in de nacht duimen te draaien zonder dat de bedrijfsdelegatie een beroep op je doet. We kunnen niet meeluisteren, maar we weten ons goed te vermaken. Het komt natuurlijk ook voor dat de onderhandelingen worden onderbroken, bijvoorbeeld omdat er een mogelijke doorbraak aan zit te komen. Dan komen wij in actie. De TPG-onderhandelaars willen allerlei scenario's uitgerekend hebben en dan heb je je tijd hard nodig."

Behalve de snelle rekentijd zitten er nog meer toeters en bellen aan het systeem. Het rekent zo nauwkeurig, dat in het bruto-nettotraject de uitkomsten maximaal tien cent per persoon per maand afwijken van de werkelijkheid. Hierdoor zijn uitkomsten ook in de financiële administratie te gebruiken. Dat is een wereld van verschil met de rekenmethoden van vroeger, die de werkelijkheid slechts benaderden met maatmancijfers. Ook is het mogelijk om met SimSalaSim het gemiddelde jaareffect uit te rekenen, zodat je een goede vergelijking kunt maken met voorgaande jaren. Voor controllers is dat minstens zo belangrijk als de structurele kosteneffecten. Stel dat in een jaar op verschillende momenten een wijziging in het arbeidsvoorwaardenpakket optreedt. Dan houdt het model bij het uitrekenen van het jaargemiddelde de bedragen van het interval vóór de wijziging vast en rekent het verder met de bedragen van de nieuwe situatie.

Moet je een techie zijn om met het systeem overweg te kunnen? Volgens Kiep is het model zo gebruikersvriendelijk dat in tegenstelling tot vroeger bij simulaties geen hulp van de ICT-afdeling hoeft worden ingeroepen. De eindgebruiker kan zelf alle mutaties in het systeem aanbrengen. "Je hoeft ook geen wiskundige te zijn", aldus Kiep, "maar je moet wel alle variabelen kennen waaruit een salarisstrook is opgebouwd en alle rekenregels van het model kennen. Natuurlijk biedt het model tools die daarbij helpen. Binnen TPG zijn drie mensen die met het model kunnen werken: een functioneel beheerder, een rekenaar bij PZ en ik zelf. We zijn alle drie mensen die zelf wel eens een modelletje hebben gebouwd. Die ervaring komt ons nu goed van pas."

Al voor het jaarlijkse cao-circus van start gaat, gaan de twee eindgebruikers met het arbeidsvoorwaardensimulatieprogramma aan het werk. "In de aanloop naar de officiële cao-onderhandelingen maakt PZ een dik boekwerk met allerlei statistische gegevens die de onderhandelaars nodig hebben, zoals het ziekteverzuim en het personeelsverloop", vertelt Kiep. "We verzamelen alle gegevens die nodig zijn om de werkelijkheid te kunnen simuleren, dus ook externe gegevens. We houden in de gaten of de fiscus relevante belastingparameters wijzigt. Ook oriënteren we ons op statistische gegevens van onderzoeksbureaus en op kabinetsstukken, want ook het kabinetsbeleid is van invloed op de (verwachte) personele lasten. Toen deze zomer bekend werd dat de CBS-inflatiecijfers verkeerd berekend waren, kreeg ik het wel even warm. Het was niet te bidden dat het om een paar tienden van procenten ging, want inflatiecijfers werken door in enorm veel regelingen, met name ook bij de pensioenfinanciering." Technisch gezien is de misser van het CBS voor TPG geen ramp. De parameters die zijn gebaseerd op het inflatiepercentage kunnen eenvoudig in het systeem worden gewijzigd.

Gaat voor een controller de lol er niet vanaf als hij een systeem heeft dat na een druk op de knop al het rekenwerk verricht? Niet voor Kiep. "Het is altijd al mijn wens geweest om heel exact te kunnen rekenen. En er is nog altijd een kans op fouten, want het blijft mensenwerk. Omdat het complexe materie is, laten we het rekenwerk nooit aan één persoon over en hanteren we het 'vier ogen principe'. In een logboek houden we zeer nauwkeurig bij welke rekenregels we toepassen, zodat we zonder moeite het werk van elkaar kunnen overnemen en voortzetten, waarbij door 'verervingsprincipes' de aanpassingen stap voor stap kunnen worden verwerkt in beveiligde scenario's. De kans op fouten zit 'm vooral in de menselijke intelligentie." Verder heeft SimSalaSim alle knelpunten die de zelfgefabriceerde rekenmodellen van vroeger met zich meebrachten, weggenomen. Zo is bijvoorbeeld de overdraagbaarheid enorm verbeterd. Het enige 'minpuntje' dat Kiep kan noemen is dat de tijdsbesparing van de snelle rekenmethode de werklast niet heeft doen afnemen. "Iedereen wil nu over van alles en nog wat meer weten. Nu we een systeem hebben dat zo goed zijn werk doet, laat TPG helemaal niets meer aan het toeval over en laat men nu werkelijk elk denkbaar scenario doorrekenen."

De aanschaf van arbeidsvoorwaardensimulatiesoftware is niet gratis. Sommige bedrijven, zoals TPG, hebben het geld ervoor over, andere bedrijven niet. Ook ABVAKABO FNV en CNV Publieke Zaak, de twee vakbonden die bij de cao-onderhandelingen met TPG betrokken zijn, doen het zonder. Levert dat geen ongelijke strijd op? Kiep denkt van niet. "De bonden gebruiken, denk ik, niet zulke geavanceerde rekenmethoden als wij, maar op de hoofdkantoren van de bonden zullen ze ongetwijfeld hun eigen rekenmodellen hebben. De uitkomsten die tijdens de onderhandelingen noodzakelijkerwijs over de tafel moeten komen, die komen ook over tafel. Dan laten we hen doorgaans 'maatmancijfers' zien waarmee de bonden zelf verder kunnen rekenen."

Volgens Alfred Lohman, die tot voor kort als bestuurder van CNV Publieke Zaak aan de onderhandelingen deelnam, is het ook niet nodig om arbeidsvoorwaardensimulatiesoftware te gebruiken. "Het is voor ons niet altijd even interessant om rekening te houden met de totale loonkosten van de werkgever. Wij zijn er om de belangen van de individuele werknemers te vertegenwoordigen. Voor ons betekent onderhandelen het maximale eruit halen wat erin zit en we zijn maar gedeeltelijk ge•nteresseerd in wat het het bedrijf kost. Het gaat ons erom of het uiteindelijk, met alles erop en eraan, een goede deal is. Dat hoeven natuurlijk niet altijd alleen maar centen te zijn, dat kunnen ook verbeteringen zijn in de secundaire arbeidsvoorwaarden, die op zich geen geld kosten. En als ik tijdens de onderhandelingen iets wil berekenen, dan kan ik dat meestal wel met een rekenmachine af."

Volgens Lohman doet TPG niet geheimzinnig over hun arbeidsvoorwaarden-simulatieprogramma. "Ze zijn daar altijd heel open in tijdens de onderhandelingen. Soms zegt TPG: 'Luister eens, dit voorstel kost ons zo en zoveel, want dat hebben we uitgerekend.' Als we dan vragen of we die berekeningen even mogen zien, dan krijgen we ze ook keurig netjes te zien. Maar dat zegt ons dan toch niet zoveel. Wij willen gewoon het maximale eruit slepen en op een gegeven moment zegt de werkgever: 'Tot hier en niet verder'. Dan is aan ons de keuze: vinden we dit acceptabel of wijzen we het af en gaan we over tot acties. Na de onderhandelingen, als alles uitgewerkt is, krijgen we nog wel eens te horen: 'Het heeft ons toch weer vijf miljoen extra gekost.' Daar proberen ze ons dan op een of andere manier mee te pesten, ons aan te spreken op onze zakelijke verantwoordelijkheid."

De enige rekensoftware die CNV Publieke Zaak gebruikt, is een vrij standaard salarisadministratiepakket. Hiermee kunnen medewerkers op het hoofdkantoor voor individuele TPG-werknemers narekenen of de aanpassing van het arbeidsvoorwaardenpakket correct is verwerkt in hun salarisstrook. Tegen die tijd zitten Kiep en zijn collega's van TPG al weer tot over hun oren in de cijfers van de begrotings- en cao-cyclus van het volgende jaar.



Personeelbeleid | 11 november 2003 (tekst voor eindredactie)